(5.0.P1)
Kaže se da je jedina konstanta u svijetu "promjena". Možete napraviti savršene planove, ali oni ne mogu uračunati svaku potencijalnu promjenu koja se može pojaviti. Što je duži vaš projekt, vjerojatnije je da ćete imati posla sa promjenama. To jedan razlog zašto TenStep proces razumije da procesi inicijalne definicije (korak 1) i planiranja (korak 2) ne moraju biti savršeni. Vi i vaš tim trebate napraviti najbolji posao koliko možete u tom trenutku. To je dovoljno dobro. Nakon toga vi trebate upravljati promjenama.
Postoje brojni aspekti promjena koji se mogu pojaviti na projektu.
Ova sekcija TenStep procesa pokriva sve aspekte promjena. Na većini projekata, najvažniji aspekt promjena je upravljanje promjenama obuhvata i to je aspekt koji je najviše pokriven u ovom koraku.
Promjene obuhvata (5.0.P2)
Obuhvat je pojam koji se koristi za opis cjelovitosti posla i sveukupnih granica projekta. Obuhvat se koristi za definiranje što će projekt isporučiti i što neće isporučiti. Za velike projekte, on može uključivati glavne isporuke koje su izrađene, pogođene organizacije, transakcije pod utjecajem, uključene tipove podataka, itd.
Ako tražite razloge zbog kojih je projekt bio neuspješan, to je obično rezultat dva problema. Ili tim nije potrošio dovoljno vremena u definiranju posla i/ili je postojao manjak upravljanja promjenama. Čak i ako je voditelj projekta napravio dobar posao prilikom definiranja obuhvata, teži dio dolazi prilikom potrebe upravljanja projekta unutar dogovorenog obuhvata.
Svrha upravljanja promjenama obuhvata je zaštita održivosti odobrene povelje projekta i odobrenih poslovnih zahtjeva. Drugim riječima, povelja projekta definira cjelokupan obuhvat projekta, a poslovni zahtjevi detaljno definiraju isporuke. Projektni tim se obvezao na krajnji rok i proračun na osnovu definicije obuhvata visoke razine i detaljne razine. Ako se isporuke promjene tokom projekta (a obično to znači da klijent želi dodatne stavke), procjene za troškove, angažman i trajanje više neće biti ispravne. Ako sponzor pristane uključiti novi posao u obuhvat projekta, voditelj projekta ima pravo očekivati da će se trenutni proračun i krajnji rok modificirati (obično povećati) kako bi se odrazio ovaj dodatni posao. Ovi novi procijenjeni troškovi, angažmani i trajanje sada postaju odobrena meta.
Ponekad voditelj projekta misli da upravljanje obuhvatom znači da klijentu treba reći "ne". To čini voditelja projekta nervoznim.
Kako god, dobra vijest je da je upravljanje obuhvatom dobivanje sponzora da donese odluke koje će rezultirati promjenama obuhvata projekta.
To je veoma važno. Mali broj klijenata može vidjeti i izraziti svaki zahtjev unaprijed. Zbog toga, obično postoje promjene koje trebaju biti uvedene tokom projekta. Ove promjene mogu biti neophodne za rješenje i mogu postojati valjani poslovni razlozi zašto bi one trebale biti uključene. Voditelj projekta i projektni tim moraju prepoznati kada su ove promjene zahtijevane. Zatim moraju slijediti predefinirani proces promjene obuhvata. Ovaj proces u konačnici donosi odgovarajuće informacije sponzoru projekta i omogućava sponzoru da donese odluku da li bi modifikacija trebala biti odobrena na osnovu poslovne vrijednosti i utjecaja na projekt u smislu troškova i rasporeda.
Promjene konfiguracije (5.0.P3)
Upravljanje konfiguracijom je pojam dan za identifikaciju, praćenje i upravljanje kompletne imovine projekta ili karakteristika (meta podaci) imovine. U nekim organizacijama ovaj proces je podrobnije definiran sa značenjem upravljanja samo fizičke imovine. Pogledajte 5.1.3.1 Upravljanje konfiguracijom za više informacija.
Opće promjene (5.0.P4)
Vaš projekt može iskusiti promjene koje ne moraju nužno potpasti pod upravljanje promjenama obuhvata ili upravljanje konfiguracijom. Ove promjene mogu biti grupirane u opću kategoriju upravljanja promjenama. Na primjer, recimo da jedan član vašeg tima ode i potrebno ga je zamijeniti. To neće biti primjer promjene obuhvata i to nije promjena konfiguracije. To je opća promjena. U ovom slučaju vi trebate dokumentirati činjenicu da se je pojavila promjena resursa, odrediti utjecaj promjene, postaviti plan za upravljanje promjenom, itd.. Vi ćete slijediti sličan proces kao što je proces zahtjeva za promjenu obuhvata, iako ova promjena i utjecaj na vaš projekt nije rezultat zahtjeva za promjenu obuhvata.
Jedna od ključnih razlika između upravljanja općim promjenama i upravljanja promjenama obuhvata je ta da očekujete da je promjena obuhvata odobrena te ćete promijeniti vaš proračun i raspored kako bi zbrinuli promjenu. Ne biste trebali imati ista očekivanja za promjene koje nisu povezane sa obuhvatom. Na primjer, u gornjem primjeru kada je potrebna zamjena člana tima, definitivno postoji promjena i vjerojatno će postojati utjecaj na projekt. Kako god, ne postoje očekivanja da će ova promjena rezultirati odobrenom promjenom rasporeda ili proračuna. Činjenično, može postojati utjecaj na raspored i proračun. Kako god, ne bi trebala postojati automatska očekivanja da će promjena rasporeda ili proračuna biti odobrena.
5.0.1 Definiranje obuhvata
5.0.2 Izrada plana upravljanja obuhvatom
5.1 Upravljanje promjenama / Proces
5.2 Upravljanje promjenama / Tehnike
5.3 Upravljanje promjenama / Kratke napomene
