3.0 Upravljanje rasporedom i proračunom

(3.0.P1)

Ako ste slijedili korake 1 i 2, sada imate definirani posao, (povelju projekta, plan upravljanja projektom) i isplanirano kako ćete dovršiti posao (raspored i  proračun projekta). Sada morate upravljati rasporedom i proračunom kako bi osigurali da projekt završi do krajnjeg roka i unutar proračuna.

Nikada nećete biti uspješan voditelj projekta ako ne držite raspored ažurnim. Zapamtite da je raspored samo isporuka. On opisuje posao koji se treba pojaviti, redoslijed aktivnosti, zahtijevani angažman, pridružene resurse, itd. Upravljanje rasporedom znači da razumijete posao koji će biti dovršen, tko je pridružen da dovrši posao, koji je rok posla, itd.

Raspored bi trebao predstavljati vaše “najbolje nagađanje” kako dovršiti preostali posao za bilo koji trenutak u vremenu. Što je složeniji vaš projekt, biti će zahtijevano više promjena u vremenu za vaše “najbolje nagađanje”. Zbog toga je upravljanje rasporedom projekta tako važna vještina upravljanja projektom. Voditelj projekta mora evaluirati raspored na tekućoj osnovi (tjedno) i odrediti trenutno stanje projekta. Na osnovu trenutnog stanja projekta i vašeg trenutnog razumijevanja preostalog posla, vi trebate ponovo iscrtati kurs koji će omogućiti da posao bude dovršen unutar originalnog proračuna i krajnjeg roka.

Za većinu projekata, raspored treba biti pregledan na tjednoj osnovi. Tokom ovog pregleda, voditelj projekta ažurira raspored sa trenutnim stanjem posla koji je dovršen ili je u tijeku. Preostali posao bi trebao biti evaluiran kako bi se vidjelo da li će projekt biti dovršen unutar originalnih procjena angažmana, troškova i trajanja. Ako može, vi ste u dobrom položaju. Ako ne može, voditelj projekta mora implementirati korektivne akcije.

Od svih zahtijevanih vještina za upravljanje projektom, upravljanje rasporedom je možda najosnovnija. Ovisno o dinamici projekta, voditelj projekta je stalno u poziciji korištenja svoga iskustva i kreativnosti kako bi dovršio projekt unutar očekivanja.
Jedan tjedan projekt je na trasi. Slijedeći tjedan, imate pridruženja posla koja kasne i novootkrivene predmete. Ako aktivnost na kritičnom putu kasni jedan tjedan, voditelj projekta ne može besposleno sjediti i dopustiti da cijeli projekt kasni jedan tjedan. Umjesto toga, on mora evaluirati raspoložive resurse i opcije za vraćanje projekta nazad na trasu. Ako ste dobri u tome, upravljanje rasporedom može biti jedan od najizazovnijih i najkorisnijih aspekata upravljanja projektom. Ako nemate smisao za detaljni posao koji je zahtjevan, ustanoviti ćete da je jako teško biti uspješan voditelj projekta.

Integriranje projekta i procesa upravljanja projektom (3.0.P2)

U koraku 1 – Definiranje posla, vi ne definirate samo karakteristike projekta, vi također definirate sveobuhvatni plan upravljanja projektom za upravljanje projektom.
To uključuje procese za upravljanje obuhvatom, upravljanje rizicima, upravljanje komunikacijom, upravljanje kvalitetom, itd.

Jednom kada se projekt izvršava, svi procesi upravljanja projektom su integrirani u ovom koraku Upravljanje rasporedom i proračunom. Integracija se pojavljuje ovdje zbog prevladavajuće filozofije TenStep procesa – “Što je u rasporedu bude i napravljeno!” Drugim riječima, sav posao projekta bi trebao biti u rasporedu i ako aktivnost nije u rasporedu, na njoj se ne bi trebalo raditi.

Odobren je veliki zahtjev za promjenu obuhvata, rezultirajući većim angažmanom i troškovima. To je tipičan primjer integracije posla upravljanja projektom i životnog ciklusa projekta. Utjecaj se odražava u ažuriranom rasporedu i proračunu.

• Vi identificirate rizike i izradite plan upravljanja rizicima za upravljanje rizicima.
  Zatim komunicirate rezultirajući plan upravljanja rizicima svim zainteresiranim interesnim sudionicima za povratne informacije. To je integracija upravljanja rizicima i upravljanja komunikacijom. S obzirom da sav taj posao uzima vrijeme i angažman, aktivnosti su u rasporedu i integracija se pojavljuje u ovom koraku.
• Vi imate predmet sa lošom kvalitetom. Proces upravljanja predmetima je pozvan i sve odgovarajuće aktivnosti su dodane u raspored. Kako bi riješili problem, odlučili ste prikupiti više metrike i aktivnosti prikupljanja metrike su dodane u raspored. Analiza metrike rezultira promjenama u radnom procesu i dodatnim aktivnostima kontrole kvalitete. Vi komunicirate sa svim interesnim sudionicima menadžmenta kako bi upravljali očekivanjima.  Sav ovaj posao bi trebao biti odražen u vašem rasporedu i proračunu.

Sav posao projekta bi trebao biti odražen u rasporedu i proračunu. Zbog toga, ovo je korak gdje se projektom upravlja i kontrolira i to je mjesto gdje se izvršavaju, prate i integriraju sve aktivnosti upravljanja projektom i aktivnosti životnog ciklusa projekta.

Iniciranje i zatvaranje projekta (3.0.P3)

Raspored projekta je centralna točka koordinacije za upravljanje i kontroliranje projekta. Nakon što je projekt definiran i isplaniran, stvarno izvršenje projekta može započeti i isporuke projekta mogu biti izrađene. Ovaj posao se također zove životni ciklus projekta. Životni ciklus projekta je zaokružen sa dva događaja – inicijalnim sastankom projekta za službeni početak izvršenja projekta i setom aktivnosti zatvaranja projekta za službeni kraj projekta. (Za više detalja pogledajte 3.1A.3.1 Iniciranje projekta i 90.0 Zatvaranje projekta) 

3.1A Upravljanje rasporedom  / Proces

3.1B Upravljanje proračunom / Proces

3.2A Upravljanje rasporedom  / Tehnike

3.2B Upravljanje proračunom / Tehnike

3.3 Upravljanje rasporedom i proračunom / Kratke napomene